Leegyszerűsítve: magánautóra kiküldetési rendelvény kell (kivétel az egyéni vállalkozó, ahol útnyilvántartás), céges személyautókra pedig útnyilvántartás.
Kiküldetési rendelvény:
Kiküldetési rendelvény kiállítható munkaviszonyra és egyéb, más jogviszonyra tekintettel is. (pl. megbízási, tagi, vezető tisztségviselői, választott tisztségviselői jogviszony). Szintén alkalmazható, ha a magánszemély a tevékenységéért juttatásban nem részesül, azt “közérdekű” munka keretében végzi és csak járműhasználattal kapcsolatos költségeinek a megtérítését kéri.
A kiküldetési rendelvény nem azonos az útnyilvántartással, és nem használható fel a munkába járás elszámolásához!
A kiküldetési rendelvény alapján kapott összeget a magánszemélynek nem kell bevételként figyelembe vennie, ha a kapott költségtérítés nem haladja meg a jogszabály alapján igazolás nélkül elszámolható mértéket. Ez a kiküldetési rendelvényben feltüntetett km-távolság szerint az üzemanyag-fogyasztási norma és legfeljebb a NAV által közzétett üzemanyagár, valamint 15 Ft/km általános személygépkocsi normaköltség alapulvételével kifizetett összeg.
A kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizető, másolatát pedig a magánszemély köteles megőrizni a bizonylatmegőrzésre vonatkozó szabályok szerint.
A kiküldetési rendelvényen kötelezően szerepeltetni kell
- a kifizető cég adatait (nevét, címét, adószámát)
- a kiküldött magánszemély nevét, adóazonosító jelét
- a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezését, forgalmi rendszámát
- a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartamát, útvonalát
- futásteljesítményt (a megtett távolságokat)
- az utazás költségtérítését (valamit a kiszámításához szükséges adatokat -üzemanyag-fogy. norma, üzemanyagár stb.-)”
Útnyilvántartás:
Az útnyilvántartásnak formai követelményei vannak, főleg a bér- és lízingelt autók esetében (ÁFA visszaigénylés!) fontos, hogy a meghatározott adatokat tartalmazza.
Kiknek kell útnyilvántartást vezetniük?
- Bér- és lízingelt autók ÁFA visszaigénylése esetén (járulékos szolgáltatásokhoz tartozó tételek áfáját is) útnyilvántartással kell bizonyítani a céges / magán utak arányát, a céges rész után lehet arányosan visszaigényelni az ÁFA-t
- A magánszemély (egyéni vállalkozó) a jövedelemszerző tevékenységhez használt gépjármű költségelszámoláshoz útnyilvántartás vezetésére kötelezett, amennyiben nem az 500 km-es átalányadózást választja (mindenképp cégautóadó köteles)
- Háziorvos csak akkor mentesül a praxisához használt autójának cégautóadó megfizetése alól, ha útnyilvántartással bizonyítja útjait
- Cégeknek, céges tulajdonban lévő autókra nem kötelező az útnyilvántartás vezetése (mindenképp fizetnek cégautóadót), de a gyakorlat azt mutatja, hogy a költségek bizonyításához ajánlott mégis útnyilvántartás, mert sokszor ezt is kéri a NAV
Az útnyilvántartásnak tartalmaznia kell:
- a gépjármű típusát
- a gépjármű forgalmi rendszámát
- a fogyasztási normát
- az év első és utolsó napjának kilométeróra állását (havonta ajánlott)
- az utazás időpontját
- az utazás kiindulópontját
- az utazás célját és a partner nevét, címét (honnan-hova)
- a megtett kilométerek számát tételesen
- tankolások helyét, idejét, üzemanyag mennyiségét, árát
Fontos, hogy cégautó esetében a költségek elszámolása nem az útnyilvántartás, hanem az üzemanyagszámlák alapján történik!